Vad är möteseffektivitet?

På förekommen anledning (jag har flera gånger fått frågan) tycker jag att det kan vara på sin plats att redogöra för vad det egentligen är jag menar när jag talar om möteseffektivitet. Vid första påseendet kan nog begreppets innebörd verka självklart, men det kan också lätt misstolkas, eller i alla fall väcka en del frågetecken.

Till att börja med; det är inte ett likhetstecken mellan möteseffektivitet och mötesteknik. Det senare är en samling verktyg för att uppnå effektiva möten, men begreppet möteseffektivitet är betydligt mer omfattande än så. För att visualisera vad jag menar kan vi föreställa oss en process, vilken har sin början i det att ett behov identifieras i organisationen, och som avslutas i det ögonblick som processen genererar ett resultat. När vi som en central komponent för att möta nämnda behov, väljer att använda ett möte, kan vi kalla hela processen för en mötesprocess. Möteseffektivitet är då effektiviteten genom hela processen.

Process
Mötesprocessen inleds med att identifiera ett behov och avslutas när processen ger resultat.

Vad kännetecknar då en effektiv mötesprocess? Egentligen samma saker som kännetecknar vilken effektiv process som helst:

  • Resursåtgången ska vara låg (i detta sammanhang är vanligtvis tid den viktigaste resursen).
  • Processen ska vara hållbar så att resurserna inte utarmas (här är det i första hand personalens hälsa som står i fokus).
  • Processen ska framgångsrikt generera det avsedda resultatet så att krav på både kvalitet och ledtider upprätthålls.

Den som på ett seriöst sätt vill förbättra sin möteseffektivitet bör alltså se över hela mötesprocessen och lägga särskilt fokus de aspekter som beskrivs ovan. Det kan vara intressant att fundera över konsekvenserna av att ha två, men inte tre av dessa delar på plats. Eftersom jag vet hur mycket internet älskar venndiagram använder vi oss av ett sådant för att få lite bättre överblick:

Venndiagram
En effektiv mötesprocess kännetecknas av låg resursåtgång, hög hållbarhet, samt gott resultat.

Att vi vill befinna oss i mitten av diagrammet är förstås självklart. Om vi befinner oss i något av de numrerade fälten får vi följande situation:

  1. Ostrategiskt! Resursåtgången (tidsåtgången) är låg och personalen klarar av att utföra sina tilldelade arbetsuppgifter utan att det sliter på deras hälsa, men resultaten uteblir. Detta betyder att mötesprocessen visserligen genomförs väl, men att den fokuserar på fel saker, inte uppnår sitt mål och har lågt värde.
  2. Kortsiktigt! Tiden används väl och goda resultat uppnås, men det sker på bekostnad av personalens hälsa. Under en tid kommer verksamheten nå sina mål och fortsätta att uppnå goda resultat, men efter ett tag kommer hela processen att börja krackelera. I värsta fall kan osämja och sjukskrivningar bli verklighet och verksamheten riskerar att fastna i en nedåtgående spiral, där varken goda resultat eller effektiv tidsanvändning till slut finns kvar.
  3. Dyrt! Personalen arbetar på ett hållbart sätt och goda resultat uppnås, men tiden används inte effektivt. Tid är som bekant pengar och en sådan här mötesprocess är därför inte ekonomiskt försvarbar.

Min erfarenhet är att de flesta som strävar efter ökad effektivitet i första hand försöker förbättra sin resursanvändning, alternativt med bibehållen resursanvändning försöker förbättra sitt resultat. Ibland görs ansträngningar att åstadkomma förbättringar på båda områdena samtidigt. När det gäller hållbarheten görs det i regel insatser för att förbättra även den om så krävs, men då handlar det snarare om att släcka bränder (i form av sjukskrivningar) än att uppnå högre effektivitet. Inget fel i det naturligtvis, men problemet är att man då anser sig nöjd när de värsta utmaningarna är undanstädade och därför aldrig når den fulla potentialen avseende effektivitet. Jag argumenterar naturligtvis för att alla tre områdena ska prioriteras lika högt, alla fall om man menar allvar med att vilja uppnå effektivitet.

Så för att sammanfatta:

Möteseffektivitet inbegriper hela mötesprocessen och avser hållbar och ekonomisk användning av resurser för att producera avsett resultat. Krångligare än så är det inte.