Möteseffektivitet

Varför möteseffektivitet?

Effektiva möten ger organisationer möjlighet att med minsta möjliga resursåtgång uppnå sina mål inom givna tidsramar. Dold kompetens i organisationen kan identifieras, synergieffekter utnyttjas, och framför allt kan verksamhetens kvalitet öka. Ineffektiva möten utgör en källa till irritation, men i takt med att effektiviteten ökar stiger också arbetsglädjen. Detta leder till förbättrad arbetsmiljö, där medarbetarnas förutsättningar att hantera stress och motgångar i andra arbetsuppgifter är godare.

Hur uppnås möteseffektivitet?

Med kunskap om mötesprocessen kan rutiner och spelregler definieras på ett sätt som är anpassat efter verksamhetens förutsättningar.  Genom att förstå vad som styr beteenden, samt hur vanor skapas, kan en produktiv möteskultur etableras i organisationen, så att de överenskomna spelreglerna också följs. Systematiska mätningar av resursåtgång, resultat, samt kvalitativa komponenter i mötesprocessen, ger svar på frågan om vad som kan effektiviseras ytterligare, samt hur detta kan ske. Mätningarna används också för att kontrollera var organisationen befinner sig i relation till upprättade effektivitetsmål.

Hur jobbar Lucida med möteseffektivitet?

Varje organisations förutsättningar och behov ser olika ut, varför Lucida anpassar såväl innehåll som upplägg av kursen. Arbetsgången följer i regel detta mönster:

* Lucida träffar kunden för att identifiera kända problem och frågeställningar, samt i grova drag formulera utbildningens resultatmål. Några enkla mätmetoder gås igenom för att organisationens ”baslinje” för möteseffektivitet ska kunna fastställas innan första utbildningstillfället. Baslinjen är värdefull dels som ett diagnostiskt instrument så att kursinnehållet kan anpassas, dels för att senare kunna utvärdera utbildningens effekt.

* Ett eller flera kurstillfällen (hel- eller halvdagar) genomförs, bestående av teori i form av föreläsningspass, varvat med praktik i workshopformat.

* Lucida erbjuder kontinuerlig uppföljning av effektivitetsmätningarna så att kursinnehållet kan anpassas efter hand i de fall flera kurstillfällen genomförs.

* En tid efter avslutad utbildningsinsats görs ytterligare en uppföljning där uppmätt effektivitet stäms av mot effektivitetsmålen. Vid behov beslutas om kompletterande insatser.